El pasado sábado, 30 de abril, terminó el plazo para la legalización telemática de los libros contables de las sociedades cuyo ejercicio coincide con el año natural. ¿Qué pasa si lo hace fuera de plazo o incluso si no procede a su legalización?
La obligatoriedad de la legalización de libros no deja lugar a dudas. Así lo impone el Art. 27 del Código de Comercio y el 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización:
Vía y plazo de presentación
Tal y como establece el artículo 18 citado, todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas.
Sanciones y responsabilidades
Desde el punto de vista mercantil, a diferencia de lo que ocurre con la falta de depósito de las cuentas anuales, no existe ningún tipo de régimen sancionador. Tan sólo el apartado tercero del Art. 333 del Reglamento del Registro Mercantil, la mera constancia de la legalización fuera de plazo sin señalar consecuencias al respecto.
“En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones”.
Desde el punto de vista fiscal, la cosa cambia, el Art. 200 de la Ley General Tributaria, contempla como una infracción grave el incumplir obligaciones contables y registrales imponiendo sanciones de 150 o 300 euros. Lo cierto es que, a pesar del texto de la norma, son pocas las veces en las que se ha empleado este artículo para sancionar la mera falta de legalización de los libros sin venir precedida de otros incumplimientos contables. Véase la Consulta Vinculante V1689-10, de 23/07/2010, de la Dirección General de Tributos
Dicho esto, da la impresión de que puede estar tranquilo si no ha procedido a legalizar sus libros, pero no es así. No crea que es un mero requisito burocrático que puede obviar sin consecuencias para su negocio. Este incumplimiento puede ser:
* utilizado por los acreedores, junto con otros indicios, para solicitar la responsabilidad personal de los administradores por las deudas de la sociedad.
* tenido en cuenta para calificar como culpable un concurso de acreedores, lo que también supondría una responsabilidad directa de los administradores.
Finalmente, en caso de conflicto entre socios o con terceros, la legalización de libros da valor al contenido de los mismos a efectos probatorios ante los tribunales.
Si no los ha legalizado, tal y como le hemos indicado, el registrador tan sólo hará constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo legal, sin que ello suponga en la práctica ningún agravio respecto de quien sí lo haya hecho en tiempo y forma.
